会議参加者の役割をまとめてみました！！

会議を開く際に、参加者がそれぞれ役割を分担して会議を進めていくようにしている会社や団体は多いのではないでしょうか。会議は役割を分担していくことでうまく進んでいくことがあります。そこで今回は、会議中に必要な役割をまとめてみました。

会議の進行を任される人物です。社内でファシリテーターを育成し、会議ごとに一人ファシリテーターを決めて会議を進めるところもあれば、外部のファシリテーターさんを雇って会議進行を任せているところもあります。会議がうまくいくかどうかは、ファシリテーターの腕にかかっています。ファシリテーターには心得るべきことがいくつかあります。

客観的になる
ファシリテーターが議論内容に踏み込み過ぎてしまい、主観的になってしまうことは多いです。（私もたくさんやってしまいましたw）気を付けましょう。
参加者を主役にする
会議の参加者の人たちが議論の中心に来るようにしましょう。ファシリテーションをしている人物が前にですぎると、参加者の人たちがしゃべりずらくなることがあるため、ファシリテーターが中心にならないように気を付けましょう。（私もたくさんやってしまいましたw）
参加者を観察する

ファシリテーターは会議参加者を意識して観察してみて下さい。いろいろなことに気づきます。何かしゃべりたげな人がいる・・・理解が追いついてなさそうな人がいる・・・不満そうなひとがいる・・・など、意識すると参加者の状態に気づきます。そういった参加者の方がいたらファシリテーターの人が進んで話を振りましょう。
必要時の介入

ファシリテーターの一番の腕の見せ所は、「会議が混乱したとき」と「会議が停滞したとき」です。会議が順調に進んでいるときは聴いているだけでも大丈夫ですが、必要な時はしっかり介入していきましょう。

以下のページで具体的なファシリテーションスキルを紹介しています。
よろしければご覧ください。
→ファシリテーション

書記は、会議で話された内容をメモしたり、板書したりする係です。会議で話した内容をまとめているものを議事録といいます。会社では、新人が書記の仕事を任されることが多いようです。
議事録を作成する上で基本になることは、
１．議題書く
２．それぞれの議題の結論
３．結論まで至った経緯
４．これからの行動
の４つになります。議事録の書き方は、会社や個人によって様々です。自分のみでなく、他の人でもわかるような内容にしましょう。

議長は会議のまとめや議決権を持つ人物です。若干ファシリテーターとかぶるところがあります。会社によっては議長でもありファシリテーターでもあるという形で、一人二役でやっている人がいます。議決権をもっている人である場合、２つのことに注意してください。
１．議長のみが発言をする。
単純に情報共有するだけの会議ならば、一人でしゃべっていても問題ありませんが、議論をしているときに一人だけでぐいぐい言ってしまい、周りがしゃべりずらくなってしまう状況にならないように気を付けましょう。

２．議長は笑顔を心がける。
立場が上の人が笑顔で会議に臨んでいると、場が和んだり、周りの参加者が話しやすくなります。会議の雰囲気づくりはとても大事です。

最後に雑務・オブザーバーです。雑務は、照明係、お茶配りなど会議中の雑務をこなしていくことです。上下関係が厳しいところでは、新人の方が雑務を行ったりします。
オブザーバーは、会議に参加せずに会議を見て勉強する人のことです。

会社によっては勉強の一環で会議に新人の方を招いたりします。

会議の役割に関する紹介は以上になります。その他の役割として、会場準備や会議室予約などがありますが、上記の役割のうち誰かが兼務して行っている場合が多いようです。また、人によっては、以上のことを全部一人でやってしまうこともあるようです。（スゴイ・・・汗）

カテゴリー：会議の進め方

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